lunes, 9 de noviembre de 2020

Como firmar un documento PDF de forma fácil, rápida y gratis

Si no cuentas con un programa o aplicación para firmar electrónicamente un documento, compartimos esta simple herramienta, cien por ciento gratuita, en línea y que funciona perfectamente.

1. Entrar al siguiente link https://tools.pdf24.org/es/
2. Hacer clic en la caja que dice "Firmar PDF"
3. Selecciona el documento a firmar
4. En la parte superior izquierda, veras un "lápiz" al que debes hacer clic.
5. Podrás hacer una firma con el mouse, o subir una firma previamente escaneada que tengas guardada en tu computador.
6. Recuerda siempre descargar el documento, ponerle nombre y guardarlo en tu carpeta.

Link de acceso: https://tools.pdf24.org/es/

Si no carga el link, puedes buscar "PDF Tools" en Google y entrar directamente.

Paso a paso en imágenes:









miércoles, 17 de junio de 2020

La eterna inoperancia del SENCE y la arbitrariedad del INN en “tiempos de crisis”: ¿Qué camino seguir tras el estallido y la COVID-19?

Trámites y auditorías presenciales, aperturas de oficinas y disposición de personal son parte de las exigencias que mantienen desde el SENCE y desde el INN.


2019 no fue el mejor año para nadie. En nuestro país, las planificaciones de capacitación y ejecución de cursos se vieron totalmente afectada tras el 18 de octubre. A fines del mismo año, apareció el primer brote epidémico de la COVID-19 en China, cuya emergencia sanitaria internacional ha llevado a que las empresas de todo el mundo deban modificar y transformar la ejecución de sus servicios a través de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación)

A ya ocho meses del estallido y seis meses desde el inicio de la emergencia sanitaria, el SENCE no logra conectarse con las necesidades inmediatas, urgentes y económicas que están viviendo y demandando de manera catastrófica no sólo los OTECs, sino una amplia lista de proveedores y colaboradores que dependen de estos organismos, como son los relatores (proveedor vital de un OTEC) y otros varios que van desde las empresas de coffee break, diseñadores instruccionales, auditores de calidad, hasta librerías, imprentas y hoteles (salas) Si bien nadie pretende culpar al Gobierno por la situación generada por la pandemia, sí existen gestiones ejecutadas de espalda a los OTECs, a sus dueños y al universo inmediato que componen esta área de la fuerza laboral de nuestro país.


En el orden de consultas que nos llegan desde todas las ciudades de Chile, hemos establecido como “más preocupantes” para la mayoría de nuestros clientes, y también como “más urgentes”, el siguiente listado de situaciones que no han sido resueltas o cuyas respuestas no dan una salida o alternativa real y concreta a los OTECs. En otra lista (más abajo) encontrarás alguna ideas “gratis” que puedes implementar y mejorar en el OTEC durante esta crisis y el re ingreso de cursos. 



  1. Arriendo de oficina OTEC (gastos comunes, cuentas y otros)


Mantener el arriendo de la oficina administrativa es la principal urgencia económica de los OTECs. En octubre de 2019, muchos se vieron afectados con la estallido social (oficinas cerradas por la administración, o imposibilidad de abrir debido a las manifestaciones) En la actualidad, el éxito de todas las campañas sanitarias dependen de nuestra principal arma: el aislamiento social y prácticamente todas las oficinas OTECs se encuentran cerradas.

“Desde octubre de 2019 hemos estado abriendo y cerrando la oficina; en la zona de Temuco donde estamos, es imposible entrar si hay manifestaciones, otros días, se ha cerrado por la administración, sea por seguridad o luego por arreglos, instalaciones de vidrios u otras actividades producto de la crisis social…”, comenta Patricio Álvarez, desde OTEC NERTA SpA.
Al ser un requisito de la Ley SENCE, el cierre de una oficina significa no cumplir con esa ley. Por lo tanto, se caería el registro en SENCE y, por consiguiente, el OTEC dejaría de existir. Acá detectamos una primera modificación altamente necesaria e incluso desde antes del estallido social o la emergencia sanitaria. ¿Qué valor agrega a la calidad de un servicio de capacitación una oficina física, cuando grandes empresas que van desde la Repsol, IBM, Google o Wallmart han comprobado el éxito, beneficio, ahorro y eficiencia de sus recursos al reemplazar el espacio físico por el teletrabajo?


La realidad en Chile (y dudo que el SENCE o INN lo desconozcan) es que la mayoría de los OTECs sólo arriendan e instalan una oficina para dar cumplimiento a un requisito que se establece en el artículo 21, inciso 3° de la Ley 19.518.



Pero si fuera por dar cumplimiento a una ley, para la mayoría de los OTECs, el SENCE parece obsoleto, pasando a llevar lo que claramente se lee en sus artículos 1° y 2° inciso a), sobre “promover el desarrollo de las competencias laborales de los trabajadores, a fin de contribuir a un adecuado nivel de empleo, mejorar la productividad de los trabajadores y las empresas, así como la calidad de los procesos y productos”; y “Promover la generación y difusión de la información pública relevante para el funcionamiento eficiente de los agentes públicos y privados que actúan en el Sistema”, respectivamente. 


Por lo anterior, el mantenimiento de una oficina durante la crisis de octubre, la pandemia, la actual situación económica y la modernización a la que, quieras o no, nos veremos expuestos, nos hace preguntarnos sobre la base o los argumentos actuales que pueda dar la autoridad. Lo que dice la ley ya lo sabemos, pero las leyes cambian y las flexibilidades, voluntad, excepciones y aplicación de criterio común, son vitales en esta crisis múltiple en la que mantener una oficina física, no tiene ningún sentido, ni en lo económico para los dueños del OTEC, ni en la calidad del curso para los alumnos


  1. Ejecución de Auditorías Externas “presenciales” durante la emergencia sanitaria.


Sin perder de vista que en 2019 vivimos los primeros problemas logísticos en la ejecución de las Auditorías Externas de Certificación (requisito obligatorio para Acreditar un OTEC en SENCE), este año las programaciones de auditorías no han tenido mejor suerte; por el contrario, ha sido un caos para todos los actores de la capacitación.

El INN (Instituto Nacional de Normalización) ha exigido un 50% (4 horas) de auditoría presencial, en la oficina del OTEC (que podría estar cerrada o clausurada) y el otro 50% (4 horas) de manera virtual (videoconferencia). Pero esta información ha ido cambiando, y se espera que recién a fines de junio de 2020, el INN instruya a las Casas Certificadoras sobre la ejecución de Auditorías, que hasta el momento se encuentran suspendidas debido a la prohibición de ejecutarlas de manera remota (videoconferencia) ya dejando sin efecto la posibilidad inicial de una parte online y otra presencial. 


Cabe preguntarse si esta medida evita el contagio, y si está en la línea con el Dictamen 1116/004 del 06.03.2020 emanado desde el Ministerio del Trabajo, donde es la “naturaleza” o el tipo de trabajo, en este caso las certificaciones de sistemas, además de la capacitación, lo que define la decisión de las partes en cuanto al “medio alternativo” que se acuerde. Sin mencionar, que cada persona tiene el derecho de tomar las medidas de prevención y aislamiento que decida son las más convenientes, o en palabras del mismo Ministro Blumel “quedarnos en casa no es solo una obligación, es un deber moral y ético. Cuidemos la salud de las personas y no nos expongamos nosotros ni tampoco a terceros producto del incumplimiento de las medidas de control sanitario” (9 de abril de 2020)


En el caso de una Auditoría Externa bajo la NCh2728:2015, no existe ninguna limitación para ejecutar estas auditorías en modalidad 100% sincrónica (tiempo real) puesto que los sistemas de gestión están en línea, en una nube o en otra decenas de formatos que SENCE y el INN parecen desconocer. Curiosamente, el INN está vendiendo cursos y  talleres y, a través de su sitio web oficial www.inn.cl, se evidencia  que son ejecutados 100% en modalidad online sincrónica. Además, informan claramente el cierre de sus oficinas a raíz de la pandemia.  


El comportamiento del INN ha sido lamentable y perjudicial para la capacitación. Los auditores externos también se ven afectados. Una auditora externa que no tenía con quien dejar a sus hijos, debía moverse desde su casa (Buin) hasta la oficina OTEC (instalada en Las Condes) y por su parte, el dueño del OTEC debía ir a abrir la oficina y trasladarse desde La Florida (su casa) Luego regresar para continuar la auditoría por videoconferencia cada uno desde sus respectivos hogares… ¿?


“Es un caos, es un caos”, fue lo primero que nos dijo la auditora, quien finalmente decidió renunciar, buscar otras alternativas laborales a través del teletrabajo y quien, además, prefirió resguardar su identidad. 


Es decir, el mismo INN está vendiendo capacitaciones online y haciendo teletrabajo por la pandemia, pero quienes dependen de la auditoría externa para la continuidad de sus negocios, se ven atados de manos, sin comprender mucho que rumbo tomar ni la dirección que podría tomar su OTEC durante lo que queda del año 2020.


Curiosamente, el INN dispone de la Norma NCh-ISO 19011: 2018 Adopción idéntica de ISO 19011:2018 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. En la versión original, es decir la norma internacional ISO 19011:2018, que ellos mismos adoptan, se establece incluso una distinción entre los tipos de auditorías remotas:

  • Auditoria Virtual con interacción humana: Son auditorías a distancia (no se realizan en las instalaciones del auditado), donde las actividades de auditoría implican la interacción entre el personal del auditado y el equipo auditor mediante canales de comunicación en tiempo real.

  • Auditoria Virtual sin interacción humana: Son auditorías a distancia sin interacción con las personas que representan al auditado, es decir el auditor no interactúa con el auditado, sino con equipos, infraestructura tecnológica y documentos del auditado, respetando los protocolos de seguridad establecidos.


Es decir, el estándar internacional (ISO)  lo permite, pero el estándar nacional (INN)  no. ¿Por qué no?

Según información no oficial, se está coordinando una reunión entre las Casas Certificadoras e INN (desconozco si participará SENCE…) para definir la situación.¿Cuando se hará esta reunión? Tampoco se ha informado de manera exacta, pero según varias fuentes, certificadoras, ejecutivos, etc., se espera una reunión para finales de junio de 2020, en la que recién decidirán algo que podrían haber decidido en marzo, como la mayoría de los países han hecho con sus sistemas de normalización, y en este caso, de capacitación. 




  1. Codificación: reingreso de cursos presenciales a modalidad sincrónica (videoconferencia)


Si hay un área delirante en SENCE, esa es la de evaluación de cursos. No nos detendremos en el histórico juego de ping pong que se produce en esa plataforma. Las respuestas las entrega un “evaluador o evaluadora”, de quien desconocemos nombre, competencias y experiencia para rechazar el curso. Actualmente, este dato no se informa. No se sabe quién está detrás rechazando un programa o curso de capacitación diseñado, verificado, aprobado y liberado por un grupo de expertos, que trabajan día a día de cara a las necesidades de los trabajadores, las empresas y organizaciones que requieren capacitación. Este trabajo es “evaluado” bajo un criterio que ya parece decimonónico, fuera de cualquier contexto actual en lo que necesitan realmente los trabajadores.


“Los rechazos que me toca ver de los evaluadores del SENCE son, primero, una falta de respeto; un tratamiento vejatorio a tu trabajo de parte de un evaluador o funcionario del SENCE  que no argumenta los motivos para rechazar un curso que se viene dando en Singapur o en España, con programas y contenidos que estos funcionarios parecen desconocer totalmente”, reflexiona Danilo Jiménez, experto en educación y neurociencias cognitivas,  al preguntarle su experiencia de años como diseñador y relator de cursos tanto en OTEC como en ATE.


Danilo ha trabajado en Chile y en el extranjero, recogiendo experiencias y conocimientos desde países que nos llevan una amplia delantera en la formación, especialmente en lo que se refiere a la docencia. “Es bien difícil abordar el tema de la capacitación a docentes, cuando existen este tipo de interrupciones desde la codificación; hay una bajísima capacidad del SENCE en los conocimientos conceptuales básicos en la estructura y objetivos; una falta de idoneidad que es inadmisible en pleno 2020 y en la situación actual  del país.” 


En cuanto a los efectos de la COVID-19, el SENCE ha dispuesto la alternativa de reingresar los cursos que el OTEC ya tiene codificados. El reingreso se realiza a través de las siguientes modificaciones y tiene un valor de 1 UTM ($ 50.000) como si se tratara de una nueva revisión.


En caso que necesites “re-codificar tu curso” presencial, a la opción “online sincrónica”, te entregamos los siguientes cambios (tips) de ayuda:


  1. Modalidad: Al reingresar el curso, lo primero es cambiar la modalidad de “presencial” a online “sincrónico”

  2. Metodología: Se debe modificar la metodología, explicando el uso de softwares (hangouts, meet, zoom u otros) y explicando el cambio que supone la modalidad. De manera simple y concreta, pues el cambio de modalidad presencial a online sincrónico es lógico, universal y entendido mundialmente, pero para efectos de SENCE, se recomienda explicarlo. Ejemplo que puedes personalizar: Modalidad online sincrónica, mediante el uso de medios alternativos tales como zoom, etc. que reemplazan la transferencia, retroalimentación y adquisición de técnicas y habilidades de forma remota...”

  3. Evaluación: Se debe modificar o explicar la evaluación (requisitos técnicos) Por ejemplo: usar una evaluación online y gratuita (formularios Google)

  4. Materiales: En cuanto a los materiales y equipos, debes remover los ítems de  papelería, y reemplazarlo por el uso de la plataforma que usarás. Ejemplo: hangouts, zoom, etc. Puedes también agregar cualquier tipo de software o medio alternativo que uses para la modalidad online sincrónica. Puedes agregar el uso de audífonos, cámaras, trípodes y otros, que seguramente como OTEC deberás empezar a utilizar para tus clases.


Debes recordar que el SENCE se reserva el derecho de “rechazar” la actividad, según ellos mismos informan en su sitio web oficial. La pregunta es simple: ¿por qué? En términos absolutos, modificar 3 o 4 puntos de un código ya existente y aprobado, en el que todos los OTECs modificarán lo mismo (mutar de presencial a online sincrónico y usar la videollamada) no modifica la estructura total del curso, ni sus contenidos, objetivos y enfoque.


“Es otro absurdo… No hay una revisión o evaluación cuando sólo modificas la modalidad de presencial a una videoconferencia básica que hasta los niños pequeños ya manejan perfectamente y  que es obvia para todo el mundo… Más que modificar un curso, lo que se modifica es el medio y tu metodología, pero sólo en cuanto al medio y la forma universal en que ejecutamos un curso cuando hablamos de videoconferencia  ¿se entiende?… Es muy arbitrario lo del pago de la UTM… Uno no entiende de qué se trata el apoyo y flexibilidad que ellos intentan transmitir… Es inconsecuente, desconectado con lo que está ocurriendo hoy”, concluye Danilo Jiménez, representando a varios OTECs y empresas en los que se desempeña como diseñador y relator de cursos


4. El “Sistema integral de atención” y el Call Center del SENCE

A propósito de la importancia de la capacitación en Chile, invito a que exijamos, todos, como partes y como actores de la capacitación en nuestro país, al actual director del SENCE, Juan Manuel Santa Cruz Campana, que capacite a su personal. Llamar al Call Center del SENCE no genera ningún “servicio”, y mucho menos un servicio “integral”. Es inevitable no preguntarse por qué el actual director del SENCE, en sus ya 24 meses de gestión, no ha intervenido. ¿No leen los reclamos? ¿No registran las reuniones donde se solicita, una, diez, cien veces lo mismo? Personalmente, he acompañado a muchos clientes a estas reuniones, donde básicamente, dejamos registro de situaciones de mala atención reiterada. ¿Quién revisa realmente estos registros y reclamos? ¿Sabrá el director de esta pila de situaciones? 


5. Cursos gratis del SENCE v/s los cursos OTEC


Como si tratara de una competencia, no es grato ni luminoso para la crisis económica que atraviesan los OTECs que la Ministra del Trabajo, María José Zaldívar, haya anunciado 50 mil becas que gratuitamente se podrán realizar a través del SENCE. Estas capacitaciones se enmarcan dentro del plan de “modernización” que el SENCE viene ejecutando desde 2018, con el objetivo de disminuir la cesantía; no obstante, antes del estallido de octubre, ya era evidente que estos programas no sólo no disminuyeron la cesantía, sino además, pusieron en alerta a los mismos OTECs que se quedaron, en su enorme mayoría, fuera de la posibilidad de ejecutar esas actividades; por el contrario, se mantienen las mismas fundaciones y empresas de siempre en la adjudicación de esos programas. Existe un amplio espectro de personas cesantes que, claramente, serían mejor capacitados en un OTEC y no a través de programas SENCE que no son realmente eficientes, no en el sentido de analizar y/o criticar su calidad, sino porque los trabajadores (especialmente cuando te dicen que si tomas el curso encontrarás trabajo, y un super mejor trabajo) se sienten abandonados, llenos de información, promesas, actividades, cursos y pseudo cursos que muchas veces ni se ejecutan. 


Es por eso que la Ministra Zaldívar, anunció esta alianza  con varias plataformas, especialmente a través de Coursera, plataforma educativa virtual de la Universidad de Stanford que fue creada en 2011. Nadie duda de lo atractivo que suena poder capacitarse gratis a través de una plataforma tan prestigiosa, especialmente si la idea es disminuir la cesantía, pero ¿por qué el SENCE, o en este caso, el Ministerio del Trabajo, no generó una alianza para que esas 50 mil becas, fueran ejecutadas por los OTECs que ya existen y que ahora necesitan activarse?


Las respuestas pueden ser amplias. Cada quien saca sus conclusiones. Personalmente, y en los casi diez años que he trabajado como consultor, sólo puedo decir que he conocido una enormidad de OTECs a lo largo de todo Chile, que cuentan con personas, infraestructura y conocimientos actualizados; que tienen ganas de formar, de enseñar, de modernizarse, de adaptarse (ya lo vienen haciendo tantos) a los cambios tras el estallido y tras la pandemia, poniendo a disposición todo su conocimiento, voluntad, recursos (dinero), tiempo (dinero), oficina física (dinero) en un contexto donde se esperaba (ya desde octubre de 2019) un trabajo real y organizado desde el SENCE con todos los actores y partes que componen la capacitación, como son el INN, las casas certificadoras, los OTECs y la consultoría, que ha sido eternamente ignorada por el sistema de capacitación de Chile.


6. Burocracia, falta de orientación, comunicación y sentido común

Uno de las situaciones más complejas para los OTECs, es la profunda desconexión de los funcionarios SENCE con la realidad, el tiempo y los costos que asume una persona o empresa que instala un OTEC. Para ellos, el tiempo parece detenido, mientras que para los socios de un OTEC, un día perdido es dinero, esfuerzo, tiempo. La Plataforma RUDO (Registro Unificado de Organismos) es otro desastre, desde el funcionamiento mismo de la plataforma, y desde las interacciones que luego tienes por correo electrónico con SENCE.

“Desde enero de este año que estoy estancado con la emisión de la patente comercial OTEC… No hay orientación ni información desde la Municipalidad de Concepción; mucho menos desde el SENCE… El trámite fue ingresado, pero SENCE exige, y en medio de la enorme crisis que estamos, la emisión definitiva de patente y - además - colgada en la pared junto a la política de la calidad y la Norma Chilena, cada una en un cuadro o marco… Pero cuando haces el ingreso online, te informan - claramente y por escrito -  que el trámite de Acreditación será hecho de manera remota… Luego, te piden evidencias en fotos de estos documentos puestos en una pared de la oficina… Las oficinas están cerradas, hay cientos de situaciones en los edificios, con las administraciones, con la falta de liquidez para el pago de arriendos, gastos comunes, sueldos y lo que requiere el mantenimiento de una oficina… ¿Cómo es posible que desde SENCE sigan solicitando documentos que dependen de trámites presenciales?, se pregunta Manuel Monsálvez, director de Digital Capacitaciones SpA. “Llevo más de 6 meses tratando de recibir una respuesta, pero los funcionarios y encargados no dan respuestas claras, ni se enfocan en lo que preguntas, ni en lo que necesitas resolver… Entras en un cansancio de todo tipo, personal, laboral y económico…”

Toda la comunicación generada es intermitente, desordenada y sin mucha lógica. Por ejemplo, al hacer un ingreso de un nuevo OTEC que, obviamente, no está aún acreditado como tal, la Plataforma RUDO lo asume como “empresa” y no como “organismo ejecutor”. Cuando logras ingresar, el menú que se despliega muestra los trámites “empresa”, pero no los trámites “OTEC”, generando un descontrol en la Plataforma que el mismo SENCE ha anunciado con exagerado entusiasmo. 


A través del call center, hemos hecho constantes sugerencias y reclamos al respecto, pero existe una duplicidad de plataformas, páginas y accesos que son altamente desprolijos. Entras por una parte, y terminas en otra sección. En otras ocasiones, la Plataforma RUDO simplemente no toma el RUT de un socio y genera un aviso de “RUT no vigente”. En esos casos, los mismos socios han explicado que su RUT está vigente y se han contactado hasta con el Registro Civil para verificar si hay un error, pero no… Es un error de la Plataforma RUDO…del SENCE.

Estos son los errores que no sólo diezman el bolsillo de cualquier OTEC, sino del sistema público en general. La confusión, falta de actualización y, en este caso de “capacitación” dentro del mismo Sistema Nacional de Capacitación y Empleo, “el SENCE”, resultan hasta moralmente inaceptables; el Gobierno de Chile no puede continuar hablando del desarrollo de los trabajadores, del empleo y de mejores oportunidades laborales, si desde el SENCE no generan una capacitación interna que les explique a sus mismos funcionarios como son los procedimientos de acreditación y de codificación.


Es importante mencionar que existe un diminuto universo de funcionarios del SENCE que aplican iniciativas propias para lograr los trámites, y yo mismo he sido testigo de aquello, pero ese trabajo se ve ensuciado por el colega que se sienta al lado, o por la jefa de departamento que está puesta allí por arte de magia y que no tiene la más mínima idea de sus funciones, o por el fiscalizador que no sabe revisar un contrato y genera rechazos, no por error del OTEC, sino que por su propia ignorancia…

7. OTEC y OTIC

En septiembre de 2019, el OTIC (Organismo Técnico Intermediario de Capacitación) CORCIN estafó al menos a 120 OTECs y por una suma total superior a los 2.000 millones de pesos. 


Un par de medios publicaron esta situación. Desde SENCE no hubo mayor intervención. Tampoco desde el Ministerio del Trabajo. No se hicieron cargo de la falta de fiscalización y de control, aludiendo a que estos dineros no son dineros fiscales. Es decir, un actor de la capacitación estafa a más de 100 OTECs, y el SENCE no tiene nada que decir. ¿Quién responde, entonces, por el efecto dominó de esta estafa?... OTECs sin recibir pagos por cursos ya ejecutados y trabajadores afectados por las interrupciones en esos programas. ¿Dónde está el Director del SENCE, la Ministra del Trabajo, la presidenta de la CUT y todos/as aquellos/as que colapsan la TV y los medios con frases dirigidas al respeto, dignidad y desarrollo de los trabajadores?

Dejamos la pregunta abierta y en espera de respuestas reales y efectivas. La capacitación es vital en la etapa que vive el mundo; así mismo la educación a distancia y otros tantos factores que ayudarán a una mejor transición y adaptación de la fuerza laboral a un mundo que sigue cambiando y un ritmo que el SENCE parece haber perdido hace demasiado tiempo.

jueves, 23 de enero de 2020

¿Qué es un OTEC? ¿Qué es un OTIC?

Es común que muchos interesados en la apertura de un OTEC, confundan la sigla OTEC con la de los OTIC.



Un OTEC es un "Organismo Técnico de Capacitación", cuyo único objeto es "capacitar". El OTEC es una empresa de capacitación, que al ser Certificada bajo la Norma Nch2728:2015 y Acreditarse ante SENCE, logra la denominación legal de OTEC.

Un OTIC es un "Organismo Técnico Intermediario de Capacitación" y son personas jurídicas o agrupaciones, reconocidas por SENCE, cuyo objetivo es dar soporte técnico a las empresas asociadas, es decir, un OTIC funciona como intermediario entre "empresas que quieren comprar cursos de capacitación" y OTECs que se inscriben en el OTIC y ofrecen sus cursos y actividades de capacitación a las empresas que se encuentran en búsqueda de un Organismo que pueda diseñar y ejecutar actividades de formación para sus trabajadores.

En este link, encontrarás la lista oficial de OTIC reconocidos por SENCE.

¡Recuerda que un OTEC y un OTIC son organismos totalmente diferentes!

www.otechile.cl



jueves, 16 de enero de 2020

Oficina Administrativa OTEC: ¿Cuáles son los requisitos?

En los siguientes 5 puntos te presentamos los requisitos de la oficina administrativa OTEC.

1. MUEBLES:

- Contar con un escritorio  y silla
- Contar con dos (2) sillas para atrención a usuarios, clientes, etc. Pueden ser sillas, sillones, sitiales, etc. Lo que importa es que haya dos asientos en caso de visitas al OTEC.

2. EQUIPOS:

- Contar con un computador (de cualquier tipo)
- Contar con una impresora (de cualquier tipo)

En la imagen se representa una oficina OTEC. Recuerda que los tipos de muebles y equipos que dispongas no tienen un requisito especial ni de tipo, marca, color o disposición.

3. COMUNICACIÓN:


- Contar con teléfono (fijo o celular) Debe estar a nombre del OTEC. En caso de no poder contratar un servicio telefónico, dada la creación jurídica (escritura) reciente del OTEC, se puede "donar" o "ceder" el uso de una línea propia.
- Contar con acceso a internet (en este caso no existe evidencia del servicio, por lo tanto lo que se verifica es que haya acceso a alguna red, datos, wifi público, wifi edificios de oficinas, etc., y no obligatoriamente a través de internet contratado exclusivamente para el OTEC)

4. SEÑALÉTICA:

- Contar con una señalética (letrero) en la puerta de acceso al OTEC. Tanto el diseño como las dimensiones son libres, es decir, no se pide un formato o tamaño específicos. Pero si debe contener la siguiente información:

a) Razón social del OTEC (Ejemplo: OTEC Los Andes Chile SpA)
b) Horario de atención, cuyo mínimo son dos (2) días de atención, con un mínimo de dos horas de atención por día (Ejemplo: Lunes y Jueves de 12:00 a 14:00) Los días deben ser entre lunes y viernes. El horario de atención OTEC, debe estar dentro de un horario normal de oficina y atención a público. Por ejemplo, no se aceptaría un horario del tipo: Lunes y Jueves entre 18:00 a 20:00.

5. DOCUMENTACIÓN: TITULARIDAD DE LA OFICINA OTEC

Todo lo anterior se refiere a la oficina y su infratestructura (muebles, equipos, etc.) Pero debes recordar que la documentación referente a la oficina administrativa se presenta a través de un contrato de arriendo, subarriendo, comodato y otros que den cuenta del uso de la oficina. El contrato de arriendo, subarriendo o comodato, debe contener las siguientes cláusulas:



a) Debe estar hecho a nombre de la razón social del OTEC.
b) Debe tener una duración de, al menos, 12 meses. Es decir, un año.


SENCE no solicita una redacción específica del contrato (puede ser cualquier formato de contrato de arriendo, subarriendo o comodato a nombre del OTEC) pero debe contener lo establecido en las letras "a" y "b" recientemente expuestas. 

Más información en www.otechile.cl 

OTEC con Empresa en un día... ¿Dónde está mi escritura?

La escritura (también llamado estatuto, constitución, escrito, etc.) de tu empresa, siempre estará disponible para emisión gratuíta e inmediata desde el sitio oficial de Empresa en un día. Veamos los TRES CLIC que te llevará conseguir tus documentos. 





Además, no es necesario que tengas creado un usuario, lo que simplifica aún más este trámite online.

Vamos directo a tres simples pasos para obtener tu escritura y los certificados de vigencia y anotaciones:

1. Entrar al siguiente link: https://www.tuempresaenundia.cl/VD/Default.aspx
2. En el mismo inicio, sin hacer clic a ninguna otra entrada, debes visualizar la parte izquierda, a mitad de tu pantalla y encontrarás una sección que dice "Solicitar certificado de" como se ve en la foto:




3. Ingresa el RUT de tu empresa y selecciona el documento que quieras descargar (escritura, vigencia, etc.)

TIPS IMPORTANTES:
Recuerda que la emisión de la escritura y de los certificados de vigencia y anotaciones, tienen una vigencia de 60 días hábiles desde que fueron emitidos.

Puedes descargarlos cuantas veces quieras. No tiene costo.

Recuerda que siempre debes llevar los tres documentos para cualquier trámite que hagas: Escritura, certificado de vigencia y certificado de anotaciones.


Más información en www.otechile.cl 

martes, 14 de enero de 2020

¿Qué debo tener en cuenta al abrir un OTEC?


Una pregunta común antes de abrir el OTEC es comprender el sentido y propuesta que entrega un OTEC al mercado.

A continuación, te damos SIETE TIPS a tener en mente; y recuerda que todo negocio, idea o emprendimiento, requieren esfuerzo, planificación y una meta clara a lograr. Vamos con los tips:

1. Los OTEC, como todo negocio, requieren de una fuerza de VENTAS y una estrategia comercial para poder llegar con sus cursos a la mayor cantidad de empresas y clientes.

2. Cuando hablamos de una fuerza de ventas, no necesariamente es un equipo enorme de personas. Lo que importa es que definas QUÉ vendes (¿cursos de habilidades blandas, minería, contrucción, educación... o de varias áreas?

3. DÓNDE lo vendo (¿cuento con base de datos? ¿inscribo el OTEC en un OTIC? ¿campañas en Google? ¿Instagram? ¿Facebook? ¿Todo lo anterior...?)

4. ¿POR QUÉ mi OTEC y no otra? Como en todo negocio, lo esencial es diferenciarse... Pero ¿cómo lograrlo? La recomendación es impartir cursos en áreas que tu, como dueño (a) del OTEC, puedas controlar. Ejemplo: Si soy psicólogo, lo ideal es ofrecer cursos de "habilidades blandas"... Si soy psicólogo laboral, podré diseñar, medir, contratar, crecer y ofrecer enormidad de servicios que se encuentran dentro de mi especialidad o control

5. Si haces capacitaciones en áreas que no controlas, lo esencial es la CONFIANZA en aquel partner que controlará y verificará la calidad de tu curso. Muchos dueños de OTEC contratan personal especializado para que diseñen actividades de alta demanda en el mercado. Pero debes controlar y verificar si ese partner es fiable y conoce bien el área de ese curso.

6. El famoso PUNTO DE VENTAS. Ojo con este tip; el punto de venta no es siempre un lugar físico. Hoy en día, la mayor seguridad es definir si tus futuros clientes usan facebook, instagram, linkedin u otra plataforma. Dentro de la plataforma (puedes usar hasta dos para no invertir una enorme cantidad de dinero en todas las redes sociales) 

7. Una vez investigues qué red social es la más visitada por posibles compradores de cursos de capacitación, debes generar CONTENIDO en esa red. El contenido es vital para que tu publicidad no sea invasiva y carente de comunicación. Si subes una foto haciendo referencia a un curso de ventas, no sólo pongas esa foto, sino también agrega un texto informativo, con tips sobre ventas o recomendaciones a ese rubro. 

Más información en www.otechile.cl 



¿Es necesario contar con salas de capacitación para abrir un OTEC?


Una pregunta común en los emprendedores e interesados en formar un OTEC, es el referente a la instalaciones para realizar la capacitación, es decir, las salas.

La respuesta es "no". Lo único que solicita SENCE para abrir el OTEC es contar con una oficina administrativa, cuyas características son:

1. MUEBLES:

- Contar con un escritorio y silla
- Contar con dos (2) sillas para atrención a usuarios, clientes, etc. Pueden ser sillas, sillones, sitiales, etc. Lo que importa es que haya dos asientos en caso de visitas al OTEC.

2. EQUIPOS:

- Contar con un computador (de cualquier tipo)
- Contar con una impresora (de cualquier tipo)


3. COMUNICACIÓN:


- Contar con teléfono (fijo o celular) Debe estar a nombre del OTEC. En caso de no poder contratar un servicio telefónico, dada la creación jurídica (escritura) reciente del OTEC, se puede "donar" o "ceder" el uso de una línea propia.
- Contar con acceso a internet (en este caso no existe evidencia del servicio, por lo tanto lo que se verifica es que haya acceso a alguna red, datos, wifi público, wifi edificios de oficinas, etc., y no obligatoriamente a través de internet contratado exclusivamente para el OTEC)

4. SEÑALÉTICA:

- Contar con una señalética (letrero) en la puerta de acceso al OTEC. Tanto el diseño como las dimensiones son libres, es decir, no se pide un formato o tamaño específicos. Pero si debe contener la siguiente información:

a) Razón social del OTEC (Ejemplo: OTEC Los Andes Chile SpA)
b) Horario de atención, cuyo mínimo son dos (2) días de atención, con un mínimo de dos horas de atención por día (Ejemplo: Lunes y Jueves de 12:00 a 14:00) Los días deben ser entre lunes y viernes. El horario de atención OTEC, debe estar dentro de un horario normal de oficina y atención a público. Por ejemplo, no se aceptaría un horario del tipo: Lunes y Jueves entre 18:00 a 20:00.

5. DOCUMENTACIÓN: TITULARIDAD DE LA OFICINA OTEC

Todo lo anterior se refiere a la oficina y su infratestructura (muebles, equipos, etc.) Pero debes recordar que la documentación referente a la oficina administrativa se presenta a través de un contrato de arriendo, subarriendo, comodato y otros que den cuenta del uso de la oficina. El contrato de arriendo, subarriendo o comodato, debe contener las siguientes cláusulas:


a) Debe estar hecho a nombre de la razón social del OTEC.
b) Debe tener una duración de, al menos, 12 meses. Es decir, un año.


SENCE no solicita una redacción específica del contrato (puede ser cualquier formato de contrato de arriendo, subarriendo o comodato a nombre del OTEC) pero debe contener lo establecido en las letras "a" y "b" recientemente expuestas. 

Más información en www.otechile.cl 




domingo, 6 de enero de 2019

Requisitos OTEC 2020

Los requisitos para la formación OTEC (Organismo Técnico de Capacitación) están siempre disponibles en www.sence.cl o en nuestro sitio oficial otec: www.otechile.cl


1. Persona Jurídica
El primer paso es contar con persona jurídica (las personas naturales no pueden constituirse como OTEC) En este caso, si bien el requisito de persona jurídica es obligatorio, puedes optar a diferentes formas de constituirte: SpA, S.A. Limitada, E.I.R.L, etc. Recuerda incluir el rubro en la razón social (rubro o actividad pueden ser las palabras: OTEC, Capacitación, etc.)





2. Oficina Administrativa (física)
Si bien SENCE no establece tamaño de la oficina, si establece en su normativa que "no" pueden ser oficinas virtuales. La oficina debe contar con al menos un computador (de cualquier tipo) e impresora. Además de escritorio y dos sillas de atención a usuarios (público) La oficina debe abrir al menos 2 veces por semana y con un mínimo de 2 horas de atención (es decir, cuatro horas a la semana divididas en dos días, serán suficientes para dar cumplimiento) En la siguiente nota de nuestro Blog, te ampliamos la información de los requisitos de la oficina OTEC.



3. Contar con un Sistema de Gestión de la Calidad, implantado bajo los lineamientos de la NCH2728:2015 (recuerda que la 2728:2003 ya está obsoleta)



4. Certificar tu OTEC a través de una de las Casas Certificadoras acreditadas por SENCE para tales efectos. Si quieress ver que certificadoras están en operación y acreditadas por SENCE puedes visitar el siguiente link donde Sence mantiene las certificadoras para efectos OTEC y de Nch2728:2015: 

http://www.sence.cl/601/w3-article-3565.html?_noredirect=1 


Otros requisitos:



- Comprar la Nch2728:2015 en el sitio del INN (www.inn.cl) 

- El computador o computadores del OTEC.
- Contar con un letrero (señalética) donde se indique nombre del OTEC y su horario (debe estar en la puerta de entrada de tu oficina)


Más información en www.otechile.cl